Personalausfall in der Pflege: Checkliste für offene Dienste
Für morgen fehlt eine Pflegekraft. Noch bevor die erste Rückmeldung kommt, laufen Telefonate, Nachrichten und Rückfragen parallel. Was muss jetzt zuerst geklärt werden?
Kurz gesagt
Klären Sie zuerst, welcher Dienst offen ist und welche Qualifikation benötigt wird. Legen Sie fest, wer die Ersatzsuche übernimmt. Fragen Sie geeignete eigene Mitarbeitende oder Ihre Zeitarbeitspartner mit denselben vollständigen Angaben an. Halten Sie fest, wer zugesagt hat und welche Bestätigung noch fehlt.
1. Den offenen Dienst eindeutig beschreiben
Notieren Sie Datum, Beginn, Ende, Einsatzort und benötigte Qualifikation. Bei einem Nachtdienst gehört das Enddatum dazu. Ergänzen Sie Wohnbereich oder Station, einen erreichbaren Ansprechpartner und Hinweise, die für die Entscheidung über den Einsatz wichtig sind. Angaben über Bewohner oder Diagnosen gehören nicht in eine allgemeine Personalanfrage.
- Welcher Dienst ist offen?
- Welche Qualifikation wird gebraucht?
- Wo soll die Pflegekraft arbeiten?
- Wer kann Rückfragen beantworten?
2. Verantwortung und Rückmeldung vereinbaren
Eine Person sollte die Suche koordinieren und den Stand zusammenführen. Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, an dem Sie prüfen, ob eine Besetzung zustande gekommen ist. Wenn die Versorgung gefährdet ist, gelten die verantwortlichen Ansprechpersonen und Notfallabläufe Ihrer Einrichtung. Eine digitale Anfrage ersetzt diese nicht.
3. Intern anfragen oder externe Partner einbeziehen
Prüfen Sie, wer grundsätzlich für den Dienst infrage kommt. Berücksichtigen Sie Qualifikation, bestehende Dienste, Arbeitszeitregelungen und die Vereinbarungen Ihres Hauses. Wenn Sie zuerst intern suchen, legen Sie fest, wann Sie externe Unterstützung hinzunehmen. Warten Sie nicht unbegrenzt auf eine Rückmeldung, wenn der Dienstbeginn näher rückt.
4. Eine Zusage ist nicht immer die endgültige Besetzung
Unterscheiden Sie zwischen einer Anfrage, der Zusage einer Pflegekraft und der bestätigten Besetzung. Bei externer Zeitarbeit muss die Disposition über den Einsatz entscheiden. Klären Sie anschließend den Einzelauftrag und die vereinbarten Einsatzbedingungen. Informieren Sie die beteiligten Personen, damit niemand mit einem anderen Stand plant.
5. Nach dem Ausfall kurz nachbereiten
Halten Sie fest, wie der Dienst besetzt wurde, wie viel Abstimmung nötig war und wo Informationen gefehlt haben. Betrachten Sie wiederkehrende Lücken getrennt von einzelnen Ausfällen. Ein Werkzeug für Anfragen kann die Koordination unterstützen, löst aber keine dauerhaft zu geringe Personalausstattung.
6. Pausen nicht erst am Einsatztag klären
§ 4 ArbZG sieht bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause vor, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Länger als sechs Stunden darf nicht ohne Ruhepause gearbeitet werden. Prüfen Sie zusätzlich anwendbare besondere Regelungen. Unser Vorschlag: Verantwortlichkeit für Pausenvertretung und tatsächliche Pausennahme vor der Besetzung klären, nicht lediglich die geplante Pause vom Nachweis abziehen.
Fachliche Grundlage: Arbeitszeitgesetz: § 4 und mögliche Abweichungen nach § 7
Arbeitsvorlage: eine vollständige Ersatzanfrage
Eigene organisatorische Vorlage von Perso SOS. Kopieren Sie die Felder in Ihren vereinbarten Anfrageweg. Eine Antwortfrist ist ein betrieblicher Vorschlag, keine gesetzliche Vorgabe.
- Dienst: Datum, Beginn, Ende und bei Nacht das Enddatum
- Bedarf: Anzahl Personen, geprüfte Qualifikation, Wohnbereich und Einsatzort
- Kontakt: zuständige Person und erreichbarer Rückfrageweg
- Prüfung vor Bestätigung: bestehende Dienste, Arbeitszeit, Ruhezeit und Einsatzbedingungen
- Rückmeldung: bis wann prüfen wir die Antworten? Wer bestätigt die Besetzung?
- Offen geblieben: wer nimmt wann externe Unterstützung hinzu?
- Abschluss: ausgewählte Person informieren, Suchstand aktualisieren und parallele Suchwege abstimmen
Ein Beispiel aus der Abstimmung
Beispiel für eine klare Anfrage: Am 2. Oktober fehlt eine Pflegefachkraft für den Dienst von 14:30 bis 22:00 Uhr auf Wohnbereich 2. Einsatzort und Ansprechpartner stehen dabei. So kann die angefragte Person über einen konkreten Dienst entscheiden statt erst die wichtigsten Daten zusammensuchen zu müssen.
Illustratives Beispiel, kein Bericht über einen Kunden oder gemessene Ergebnisse.Wo Perso SOS unterstützen kann
In Perso SOS kann die Einrichtung direkt eine externe SOS-Anfrage erstellen oder mit dem optionalen internen Ausfallmanagement zuerst eigene Mitarbeitende anfragen. Bleibt der Dienst intern offen, lässt sich die Anfrage extern weitergeben. Extern können passende Pflegekräfte zusagen. Die Zeitarbeitsfirma bestätigt oder lehnt ab und kann auch selbst disponieren. Anschließend prüft und bestätigt die Einrichtung den Einzelauftrag. Push-Benachrichtigungen müssen auf einem unterstützten Gerät eingerichtet sein. Eine Besetzung ist nicht garantiert.
Ausfallmanagement mit Perso SOS kennenlernen →Häufige Fragen
Muss ich bei einem Personalausfall zuerst intern suchen?
Das richtet sich nach den Abläufen und Möglichkeiten Ihrer Einrichtung. Perso SOS erlaubt direkte externe SOS-Anfragen und optional eine interne Anfrage mit anschließender externer Weitergabe.
Wann ist ein externer Dienst in Perso SOS abschließend bestätigt?
Die Zusage der Pflegekraft allein reicht nicht. Die Zeitarbeitsfirma entscheidet über die Besetzung oder disponiert selbst. Danach prüft und bestätigt die Einrichtung den Einzelauftrag.
Ersetzt diese Checkliste den Notfallplan meiner Einrichtung?
Nein. Sie unterstützt die organisatorische Ersatzsuche. Verantwortlichkeiten, Vorgaben und Notfallabläufe Ihrer Einrichtung bleiben maßgeblich.
Quellen und Einordnung
- BAuA: Arbeitszeitgestaltung und Planung von Schichtarbeit in der Pflege
Weiterführende Grundlagen zur Dienstplangestaltung in der Pflege.
- Arbeitszeitgesetz: amtliches Gesetzesportal
Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten müssen im konkreten Einsatz geprüft werden. Diese Checkliste gibt keine individuelle Rechtsberatung.
Recherchestand: 27. September 2026. Eigene Vorlagen sind organisatorische Vorschläge; eine externe fachliche Begutachtung ist nicht erfolgt. Keine individuelle Rechtsberatung oder pflegefachliche Handlungsanweisung. Maßgeblich bleiben die geltenden Vorgaben vor Ort.