Disposition in der Pflege: von der Anfrage zur bestätigten Besetzung
Der Kunde braucht kurzfristig Unterstützung, eine Mitarbeiterin sagt zu und die nächste Anfrage wartet schon. Ist dieser Dienst jetzt erledigt oder fehlt noch eine Entscheidung?
Kurz gesagt
Trennen Sie Bedarf, Mitarbeiter-Zusage und bestätigte Besetzung. Prüfen Sie Dienstzeit, Einsatzort, Qualifikation, Verfügbarkeit und vereinbarte Einsatzbedingungen. Erst danach entscheiden Sie als Disposition über die Zusage oder planen selbst eine Pflegekraft ein. Behalten Sie anschließend die Bestätigung des Einzelauftrags durch die Einrichtung im Blick.
1. Die Anfrage auf Vollständigkeit prüfen
Ist erkennbar, an welchem Datum und zu welchen Zeiten Unterstützung gebraucht wird? Stehen Einsatzort, Qualifikation und ein Ansprechpartner dabei? Klären Sie fehlende Angaben früh. Ein Dienst mit ungeklärter Endzeit oder unklarem Einsatzort lässt sich nicht verlässlich mit der Verfügbarkeit Ihres Teams abgleichen.
2. Verfügbarkeit und Mitarbeiterwünsche aktuell halten
Die VBG nennt frühzeitige Planung, das Erfragen von Wünschen und den Abgleich von Einsatzmöglichkeiten als mögliche Maßnahmen. Unser Vorschlag: Halten Sie für den konkreten Planungszeitraum mögliche Tage und Zeiten, bevorzugte Einsatzbereiche, Einsatzradius und den letzten Abgleich fest. Unterscheiden Sie Wünsche von bereits bestätigten Diensten. Vereinbaren Sie einen Aktualisierungstermin, statt ältere Angaben unbegrenzt weiterzuverwenden. Prüfen Sie vor jeder Zusage nochmals Einsatzfähigkeit und bekannte Planung; sammeln Sie keine privaten Begründungen, die für die Entscheidung nicht benötigt werden.
Fachliche Grundlage: VBG: ZeBRA-Handlungshilfe, Seiten 13 bis 15
3. Die Mitarbeiter-Zusage ausdrücklich entscheiden
Halten Sie fest, ob eine Zusage geprüft, bestätigt oder abgelehnt wurde. In Perso SOS entscheidet die Zeitarbeitsfirma über die Zusage einer Pflegekraft. Sie kann auch selbst disponieren. Lassen Sie eine Zusage nicht als vermeintlich fertige Besetzung stehen, wenn noch eine Entscheidung fehlt.
4. Den Einzelauftrag nicht mit der Zusage verwechseln
Nach der Besetzung prüft und bestätigt die Einrichtung den Einzelauftrag. Achten Sie darauf, dass Einsatzdaten und Vereinbarungen dem aktuellen Stand entsprechen. Perso SOS bündelt diese Schritte, ersetzt aber keine individuelle Vertragsprüfung. Wenn Daten geändert werden, müssen die beteiligten Personen mit den aktuellen Angaben weiterplanen.
5. Nach dem Einsatz die Nachweise im Blick behalten
Prüfen Sie, ob die geleisteten Zeiten und erforderlichen Stundenzettel vorliegen und ob eine Korrektur angefordert wurde. Fehlende Unterlagen und offene Prüfungen sollten eindeutig benannt sein. Die gemeinsame Dokumentation erleichtert die Abstimmung, ist aber keine vollständige Lohnabrechnung.
Was ein Nachweis tatsächlich belegen soll
Die BAuA erklärt, dass tägliche Arbeitszeit und ihre Verteilung verlässlich erfasst werden müssen. Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich, auch wenn Beschäftigte die Zeiten eintragen. Unser Vorschlag: Stimmen Sie tatsächlichen Beginn, Ende und genommene Pausen mit dem Einsatz ab. Ein geplanter Dienst oder eine Kundenunterschrift allein beweist nicht automatisch die Vollständigkeit der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung.
Fachliche Grundlage: BAuA: Arbeitszeiterfassung und Arbeitgeberverantwortung
Arbeitsvorlage: fehlenden Stundennachweis klären
Eigener Abstimmungsvorschlag von Perso SOS. Geplante Zeiten dürfen nicht ungeprüft als geleistete Zeiten übernommen werden. Die BAuA erläutert, weshalb die tatsächliche Arbeitszeit verlässlich erfasst werden muss.
- Dienst eindeutig zuordnen: Mitarbeitender, Einrichtung, Datum und Auftrag
- Tatsächlichen Beginn, tatsächliches Ende und tatsächlich genommene Pausen abgleichen
- Abweichung konkret benennen: zum Beispiel Endzeit unklar oder Stundenzettel nicht lesbar
- Zuständige Person und einen betrieblich vereinbarten Rückmeldetermin festhalten
- Korrektur nachvollziehbar prüfen und den vereinbarten Freigabeweg nutzen
- Ungeklärte Zeiten nicht erfinden. Nachweis, Abrechnung und gesetzliche Arbeitszeiterfassung sind nicht automatisch dasselbe
Ein Beispiel aus der Abstimmung
Beispiel: Eine Einrichtung fragt eine Pflegefachkraft für den Frühdienst an. Eine Mitarbeiterin sagt in der App zu. Die Disposition prüft ihre Einsatzplanung und entscheidet über die Zusage. Die Einrichtung bestätigt anschließend den Einzelauftrag. Erst durch diese getrennten Schritte ist für beide Seiten erkennbar, welche Entscheidung noch offen ist.
Illustratives Beispiel, kein Bericht über einen Kunden oder gemessene Ergebnisse.Wo Perso SOS unterstützen kann
Bei einer externen SOS-Anfrage können passende Mitarbeitende der Zeitarbeit in Perso SOS ein Dienstangebot erhalten und zusagen. Mit eingerichteten Push-Benachrichtigungen auf einem unterstützten Gerät werden sie zusätzlich informiert. Die Disposition bestätigt oder lehnt ab und kann auch selbst besetzen. Der Einzelauftrag wird anschließend von der Einrichtung geprüft und bestätigt. Perso SOS ist selbst keine Zeitarbeitsfirma und kein Arbeitgeber.
Perso SOS für die Disposition kennenlernen →Häufige Fragen
Darf die Disposition auch selbst eine Pflegekraft einplanen?
Ja. In Perso SOS kann die Zeitarbeitsfirma über Mitarbeiter-Zusagen entscheiden oder einen Dienst selbst disponieren.
Warum ist die Mitarbeiter-Zusage noch keine endgültige Besetzung?
Die Disposition muss den Einsatz prüfen und über die Zusage entscheiden. Anschließend prüft und bestätigt die Einrichtung den Einzelauftrag. Die Schritte haben unterschiedliche Verantwortliche.
Kann Perso SOS meine Lohnabrechnung ersetzen?
Nein. Die Plattform unterstützt Anfragen, Disposition, Einsatzdokumente und Stundennachweise. Eine vollständige Lohnabrechnung gehört nicht zu diesem Ablauf.
Quellen und Einordnung
- VBG: ZeBRA-Handlungshilfe
Seiten 13 bis 15: beispielhafte Maßnahmen zu Planung, Bedürfnissen und Einsatzwünschen. Keine allgemeingültige Einsatzfreigabe und keine Studie zu Perso SOS.
- BAuA: Arbeitszeiterfassung
Grundlage für die Unterscheidung zwischen geplanten und tatsächlich geleisteten Zeiten. Arbeitgeber bleiben für die regelkonforme Erfassung verantwortlich.
- Arbeitszeitgesetz: amtliches Gesetzesportal
Gesetzlicher Ausgangspunkt für die Arbeitszeitprüfung. Welche Regelungen und Vereinbarungen für einen konkreten Einsatz gelten, muss gesondert geprüft werden.
- Perso SOS: Ablauf für Zeitarbeitsfirmen
Produktbeschreibung zum externen Ablauf und zu den Verantwortlichkeiten.
Recherchestand: 27. September 2026. Eigene Vorlagen sind organisatorische Vorschläge; eine externe fachliche Begutachtung ist nicht erfolgt. Keine individuelle Rechtsberatung oder pflegefachliche Handlungsanweisung. Maßgeblich bleiben die geltenden Vorgaben vor Ort.